Dalam dunia komunikasi perusahaan dan humas (public relations), press release atau siaran pers adalah salah satu alat komunikasi yang paling efektif untuk menyampaikan informasi penting secara resmi kepada media dan publik. Meski terdengar sederhana, menyusun press release yang benar membutuhkan pemahaman mendalam tentang gaya jurnalistik, struktur penulisan, dan strategi penyebaran agar informasi dapat diterima dan dimuat oleh media. Artikel ini akan mengulas secara lengkap pengertian press release, fungsi utamanya, struktur penulisan, tips membuat press release yang menarik bagi media, serta contoh singkat yang bisa dijadikan referensi.
Apa Itu Press Release?
Press release adalah pernyataan tertulis yang disusun secara resmi oleh perusahaan, lembaga, organisasi, atau tokoh publik untuk menyampaikan informasi penting kepada media massa. Tujuannya adalah agar informasi tersebut dipublikasikan sebagai berita oleh media, baik dalam bentuk artikel cetak, berita online, maupun laporan siaran TV dan radio.
Press release menggunakan gaya penulisan jurnalistik, yaitu mengedepankan fakta, objektivitas, dan struktur piramida terbalik: informasi utama di awal, diikuti dengan rincian pendukung, lalu latar belakang.
Fungsi Press Release
1. Menyampaikan Informasi Resmi
Digunakan untuk memberitahukan publik secara terbuka dan sah mengenai aktivitas, kebijakan, atau keputusan penting.
2. Menarik Liputan Media
Jika disusun dengan baik dan memiliki nilai berita, press release dapat menjadi bahan berita media massa secara gratis.
3. Membangun Citra dan Kredibilitas
Press release yang rutin dan profesional menunjukkan bahwa perusahaan transparan dan aktif dalam komunikasinya.
4. Mengelola Krisis
Dalam situasi darurat atau kontroversial, press release berfungsi untuk menyampaikan posisi resmi perusahaan dan menghindari disinformasi.
5. Dokumentasi Komunikasi Korporat
Press release dapat disimpan sebagai arsip resmi dan dokumentasi kegiatan penting perusahaan.
Kapan Press Release Dibutuhkan?
Berikut beberapa situasi yang cocok untuk diterbitkan dalam bentuk press release:
- Peluncuran produk atau layanan baru
- Pengumuman kerja sama strategis
- Perubahan kepemimpinan atau direksi
- Pencapaian bisnis atau penghargaan
- Klarifikasi atau tanggapan terhadap isu publik
- Rilis laporan keuangan kuartalan atau tahunan
- Pelaksanaan program CSR atau kegiatan sosial
Struktur Press Release yang Profesional
Agar mudah dibaca dan diserap oleh media, press release perlu ditulis dengan struktur berikut:
1. Kop Surat Perusahaan (Opsional)
Logo, alamat, kontak resmi, dan tanggal rilis. Biasanya digunakan dalam dokumen cetak atau PDF.
2. Judul (Headline)
Judul harus ringkas, informatif, dan menyampaikan inti berita. Hindari kata promosi berlebihan.
Contoh:
“PT Sumber Teknologi Umumkan Kolaborasi AI dengan Universitas Indonesia”
3. Subjudul (Opsional)
Tambahan informasi singkat untuk menjelaskan lebih lanjut judul utama.
4. Tempat dan Tanggal
Tuliskan lokasi dan tanggal saat siaran pers dirilis. Contoh: Jakarta, 10 Juli 2025
5. Lead (Paragraf Pembuka)
Gunakan paragraf pertama untuk menjawab 5W+1H:
- Who (Siapa)
- What (Apa)
- When (Kapan)
- Where (Di mana)
- Why (Mengapa)
- How (Bagaimana)
Contoh:
PT Sumber Teknologi hari ini mengumumkan kemitraan strategis dengan Universitas Indonesia untuk mengembangkan riset kecerdasan buatan (AI) guna mendukung transformasi industri manufaktur di Indonesia.
6. Isi Utama
Penjelasan lebih lanjut mengenai konteks kerja sama, manfaat, peran masing-masing pihak, rencana ke depan, dsb.
7. Kutipan Tokoh Kunci
Sertakan kutipan dari CEO, manajer proyek, atau pihak ketiga untuk menambah kredibilitas.
Contoh:
“Kolaborasi ini membuka peluang besar bagi pengembangan talenta digital Indonesia,” kata Direktur Utama PT Sumber Teknologi, Dian Kurniawan.
8. Informasi Tambahan
Data statistik, studi pendukung, rencana ekspansi, atau penjelasan teknis lainnya.
9. Boilerplate (Profil Perusahaan)
Paragraf singkat berisi latar belakang perusahaan (tahun berdiri, bidang usaha, lokasi operasional, dan prestasi).
Contoh:
PT Sumber Teknologi adalah perusahaan nasional yang bergerak di bidang sistem otomatisasi dan teknologi berbasis AI, didirikan tahun 2005 dan telah melayani lebih dari 300 klien di Asia Tenggara.
10. Kontak Media
Nama, email, dan nomor telepon staf PR/humas yang bisa dihubungi wartawan.
Panjang dan Format Teknis
- Panjang: Idealnya antara 400–600 kata (1–1,5 halaman A4)
- Font: Times New Roman atau Arial, ukuran 11–12 pt
- Format file: .docx atau PDF untuk pengiriman
- Spasi: 1,5 atau spasi tunggal
- Tata bahasa: Gunakan Bahasa Indonesia yang baku dan sesuai Ejaan yang Disempurnakan (EYD)
Tips Menyusun Press Release yang Efektif
1). Tulis Seperti Wartawan Menulis
Fokus pada berita, bukan iklan. Hindari gaya promosi dan jargon teknis yang tidak perlu.
2). Gunakan Fakta dan Angka Nyata
Data statistik, persentase pertumbuhan, jumlah peserta, atau nilai proyek membuat berita lebih kuat.
3). Masukkan Unsur Human Interest
Tambahkan cerita atau dampak terhadap masyarakat untuk menambah daya tarik emosional.
4). Kirim ke Jurnalis yang Relevan
Sesuaikan topik press release dengan beat (bidang liputan) wartawan, seperti bisnis, teknologi, gaya hidup, dsb.
5). Sertakan Gambar atau Visual
Lampirkan foto kegiatan, logo, atau infografis dalam resolusi tinggi jika memungkinkan.
6). Periksa Kembali Sebelum Dikirim
Hindari kesalahan ketik, salah nama, atau informasi yang tidak akurat.
Contoh Singkat Press Release
Judul:
PT Sumber Teknologi Gandeng Universitas Indonesia untuk Pengembangan AI
Subjudul:
Kolaborasi ini mendukung digitalisasi industri manufaktur nasional
Tempat & Tanggal: Jakarta, 10 Juli 2025
Isi:
PT Sumber Teknologi dan Universitas Indonesia hari ini menandatangani nota kesepahaman untuk pengembangan sistem AI berbasis kebutuhan industri. Proyek perdana akan dimulai Agustus 2025 dan melibatkan tim riset lintas fakultas.
“Kolaborasi ini selaras dengan misi kami dalam membangun ekosistem teknologi Indonesia,” ujar CEO PT Sumber Teknologi, Dian Kurniawan.
Tentang Perusahaan:
PT Sumber Teknologi adalah perusahaan teknologi Indonesia yang berdiri sejak 2005 dan telah mengembangkan berbagai sistem otomasi industri.
Kontak Media:
Andi Prasetyo – PR Officer
media@sumberteknologi.co.id | 0812 3456 7890
Distribusi Press Release
Beberapa saluran untuk menyebarluaskan press release secara efektif:
- Email langsung ke wartawan/redaksi
- Publikasi di situs resmi perusahaan
- Layanan distribusi pers seperti PR Newswire, Business Wire, atau layanan lokal (PressRelease.id)
- Media sosial profesional seperti LinkedIn dan Twitter/X
- Newsletter perusahaan
Press Release sebagai Aset Strategis Jangka Panjang
Selain menjadi alat komunikasi sesaat, press release juga dapat berfungsi sebagai aset strategis jangka panjang. Kumpulan siaran pers yang terdokumentasi dengan baik dapat menjadi portofolio reputasi perusahaan, sumber data untuk laporan tahunan, hingga bahan referensi dalam proses tender atau kerja sama bisnis. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengelola arsip press release secara terstruktur dan konsisten. Dengan melakukan hal ini, setiap press release tidak hanya menyampaikan informasi, tetapi juga memperkuat jejak digital, kredibilitas institusi, dan posisi perusahaan dalam lanskap industri yang kompetitif.
Press release adalah alat komunikasi korporat yang sangat penting untuk menyampaikan berita resmi perusahaan. Ketika disusun dengan struktur yang tepat, menggunakan bahasa yang profesional, dan ditujukan pada media yang relevan, press release tidak hanya menjadi dokumen berita, tetapi juga sarana membangun reputasi dan memperkuat posisi perusahaan di mata publik. Ingat bahwa press release bukan hanya tentang menyampaikan informasi, tetapi juga membentuk persepsi. Oleh karena itu, setiap kalimat harus bernilai, akurat, dan berkontribusi pada tujuan komunikasi perusahaan Anda.
Butuh bantuan menyampaikan informasi resmi perusahaan Anda secara profesional? Jago Marketing siap membantu menyusun dan mendistribusikan media release dan press release yang kredibel, efektif, dan sesuai standar jurnalistik. Tim kami berpengalaman dalam membangun reputasi brand melalui komunikasi publik yang strategis, menjangkau media nasional hingga audiens target secara tepat. Hubungi kami sekarang dan pastikan pesan penting Anda tersampaikan dengan cara yang paling berdampak. Hubungi WA kami +62 813-9088-8231 untuk konsultasi lebih lanjut.
Baca Juga: Jasa Buzzer Indonesia: Peran Strategis di Era Media Sosial