Dalam dunia komunikasi korporat, press release atau siaran pers merupakan alat penting untuk menyampaikan informasi resmi kepada publik melalui media massa. Baik dalam konteks peluncuran produk, pengumuman kerja sama, klarifikasi isu, hingga kegiatan sosial perusahaan, press release yang ditulis dengan format tepat dapat menjadi jembatan komunikasi yang kuat antara perusahaan dan media.
Namun, banyak organisasi gagal memaksimalkan potensi press release karena tidak memahami struktur atau format penulisannya. Artikel ini akan membahas secara lengkap bagaimana format press release yang ideal, mulai dari bagian-bagian utama, cara menyusunnya, hingga contoh aplikatif yang bisa dijadikan panduan.
Apa Itu Press Release?
Press release adalah pernyataan tertulis resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan, organisasi, atau institusi kepada media dengan tujuan menyampaikan berita atau informasi penting. Press release harus disusun secara ringkas, informatif, dan mengikuti gaya penulisan jurnalistik agar mudah diterima dan dimuat oleh media massa.
Kenapa Format Press Release Itu Penting?
Format bukan hanya soal tampilan, tetapi menyangkut keterbacaan, kejelasan, dan kemungkinan diterbitkannya siaran pers tersebut oleh media. Format yang rapi dan sesuai standar membuat wartawan lebih mudah memahami isi berita, mengambil kutipan, dan menyunting untuk dipublikasikan.
Dengan kata lain, format press release adalah fondasi dari kredibilitas dan efektivitas komunikasi perusahaan.
Format Ideal Press Release
Berikut adalah struktur standar press release yang umum digunakan secara profesional:
1. Judul (Headline)
- Harus ringkas, informatif, dan langsung menunjukkan inti informasi.
- Panjang maksimal 15 kata.
Contoh:
“PT Inovasi Digital Luncurkan Aplikasi EduTech untuk Siswa SMA”
2. Subjudul (Optional)
Tambahan informasi untuk mendukung judul utama.
Contoh:
Aplikasi belajar online dengan teknologi AI pertama yang menyesuaikan gaya belajar siswa.
3. Tempat dan Tanggal
Tulis nama kota dan tanggal saat rilis pers dikeluarkan.
Contoh:
Jakarta, 15 September 2025
4. Lead (Paragraf Pembuka)
- Jawab 5W + 1H (Who, What, When, Where, Why, How) dalam 2–3 kalimat.
- Ini bagian paling penting dan harus langsung menangkap perhatian.
5. Isi Utama (Body)
- Paragraf lanjutan berisi latar belakang, rincian teknis, data pendukung, manfaat, dan tujuan kegiatan atau pengumuman.
- Sertakan angka, statistik, dan informasi konkret.
6. Kutipan Narasumber (Quote)
- Tambahkan kutipan dari tokoh penting, seperti CEO, direktur, atau mitra kerja.
- Kutipan menambah nilai personal dan membuat berita lebih menarik.
Contoh:
“Peluncuran ini merupakan wujud komitmen kami terhadap pemerataan akses pendidikan digital di Indonesia,” ujar CEO PT Inovasi Digital, Rendra Wijaya.
7. Informasi Tambahan (Opsional)
Tambahkan konteks industri, perbandingan kompetitor, atau penjelasan lanjutan jika dibutuhkan.
8. Boilerplate (Profil Perusahaan)
Paragraf ringkas tentang perusahaan atau organisasi, biasanya tetap dan digunakan di setiap rilis.
Contoh:
PT Inovasi Digital adalah perusahaan teknologi edukasi yang berdiri sejak 2015 dan telah melayani lebih dari 3 juta pengguna aktif di Asia Tenggara.
9. Kontak Media
Sertakan nama narahubung, nomor telepon, dan alamat email untuk wartawan yang ingin meminta informasi lebih lanjut.
Contoh:
Media Contact:
Dina Laras – PR Manager
Email: dina@inovasidigital.co.id
Phone: 0812-3456-7890
Format Teknis
Berikut beberapa panduan teknis penulisan press release:
- Panjang: Idealnya 400–600 kata
- Font: Arial, Times New Roman, atau Calibri ukuran 11–12 pt
- Spasi: 1,5 atau single line spacing
- Margin: Standar (2,5 cm)
- Format file: .docx atau PDF
- Bahasa: Gunakan Bahasa Indonesia baku (EYD), hindari jargon teknis atau promosi berlebihan
Contoh Format Press Release Sederhana
Judul:
PT EkoListrik Bangun Pembangkit Tenaga Surya Terbesar di Indonesia Timur
Subjudul:
Proyek senilai Rp300 miliar dukung transisi energi bersih di Nusa Tenggara Timur
Jakarta, 12 Oktober 2025 – PT EkoListrik, perusahaan energi terbarukan nasional, mengumumkan pembangunan proyek pembangkit tenaga surya terbesar di NTT dengan kapasitas 50 MW. Proyek ini akan menjangkau lebih dari 120.000 rumah tangga dan menjadi tonggak penting dalam mendukung agenda pemerintah untuk net-zero emission tahun 2060.
CEO PT EkoListrik, Andi Permana, menyatakan, “Kami percaya bahwa energi terbarukan harus hadir di seluruh pelosok negeri, bukan hanya kota besar.”
Pembangunan dimulai Desember 2025 dan ditargetkan selesai pada kuartal ketiga 2026.
Tentang PT EkoListrik
PT EkoListrik adalah pengembang energi terbarukan yang berdiri sejak 2011 dan telah membangun lebih dari 30 proyek energi bersih di Indonesia.
Kontak Media:
media@ekolistrik.co.id | 0821-8888-9999
Kesalahan Umum dalam Menulis Press Release
Agar press release Anda tidak diabaikan oleh media, hindari kesalahan umum berikut:
1. Terlalu Promosi
Wartawan mencari berita, bukan iklan. Hindari kata-kata seperti “terbaik”, “nomor satu”, atau “luar biasa”.
2. Tanpa Kutipan Narasumber
Tanpa kutipan, berita terasa kaku dan kurang kredibel.
3. Lead yang Tidak Jelas
Jika 2–3 kalimat awal tidak menjawab 5W+1H, kemungkinan besar berita akan dilewatkan.
4. Salah Kirim Media
Pastikan press release dikirim ke media yang relevan dengan topik Anda.
5. Terlalu Panjang atau Pendek
Gunakan panjang yang ideal. Jangan sampai melebar atau terlalu singkat.
Tips Tambahan agar Press Release Efektif
- Gunakan judul email yang menarik saat mengirim press release ke redaksi
- Sertakan foto kegiatan, logo perusahaan, atau infografis sebagai lampiran
- Waktu kirim ideal: Senin–Kamis pukul 09.00–11.00 WIB
- Buat versi bahasa Inggris jika ingin menjangkau media internasional
- Simpan arsip press release Anda di website resmi perusahaan (bagian “Media” atau “Berita”)
Press Release di Era Digital: Adaptasi Format untuk Media Online
Di era digital, format press release juga perlu disesuaikan dengan kebutuhan media online dan distribusi digital. Selain menggunakan dokumen Word atau PDF, perusahaan kini juga menyertakan versi HTML atau artikel blog yang bisa langsung dipublikasikan di situs web. Press release juga dapat dibagikan melalui:
- Email marketing/newsletter ke stakeholder
- Sosial media dalam bentuk carousel (Instagram), thread (X/Twitter), atau LinkedIn post
- Platform distribusi press release seperti PressRelease.id, PR Newswire, atau Kumparan Pro
Dengan format digital, penting untuk mempertimbangkan elemen SEO (Search Engine Optimization). Gunakan kata kunci yang relevan di judul, subjudul, dan paragraf pertama agar press release Anda muncul di hasil pencarian Google. Selain itu, tambahkan tautan (hyperlink) menuju halaman produk, laporan, atau landing page resmi perusahaan.
Tak kalah penting, pastikan press release Anda mobile-friendly, karena banyak pembaca, termasuk jurnalis, membuka email atau membaca berita dari perangkat smartphone. Dengan pendekatan yang adaptif ini, format press release menjadi lebih fleksibel, menjangkau audiens lebih luas, dan tetap menjaga kredibilitas komunikasi perusahaan di berbagai kanal distribusi.
Format press release yang tepat adalah kunci agar informasi resmi perusahaan bisa diterima, dipahami, dan dipublikasikan oleh media massa. Dengan struktur baku yang jelas—dari judul, lead, isi utama, kutipan, hingga kontak media—setiap siaran pers Anda akan tampak profesional dan kredibel. Ingat, wartawan menerima puluhan hingga ratusan rilis setiap hari. Maka, press release Anda harus singkat, kuat, dan langsung pada sasaran. Dengan mengikuti format dan tips di atas, peluang press release Anda diliput media akan meningkat signifikan, sekaligus memperkuat reputasi organisasi di mata publik dan pemangku kepentingan.
Butuh bantuan menyampaikan informasi resmi perusahaan Anda secara profesional? Jago Marketing siap membantu menyusun dan mendistribusikan media release dan press release yang kredibel, efektif, dan sesuai standar jurnalistik. Tim kami berpengalaman dalam membangun reputasi brand melalui komunikasi publik yang strategis, menjangkau media nasional hingga audiens target secara tepat. Hubungi kami sekarang dan pastikan pesan penting Anda tersampaikan dengan cara yang paling berdampak. Hubungi WA kami +62 813-9088-8231 untuk konsultasi lebih lanjut.
Baca Juga: Jasa Buzzer Media Sosial: Pengaruh, Strategi di Era Digital