Dalam dunia komunikasi bisnis dan organisasi, siaran pers (press release) merupakan dokumen penting untuk menyampaikan informasi resmi kepada media dan publik. Siaran pers yang tersusun dengan format yang benar dan isi yang kuat dapat menarik perhatian media massa, membangun citra perusahaan, dan memperluas jangkauan pesan kepada masyarakat.
Namun, tidak semua siaran pers berhasil mendapatkan liputan media. Salah satu penyebab utamanya adalah kesalahan dalam format dan struktur penulisan. Artikel ini membahas secara lengkap format siaran pers resmi, langkah-langkah penyusunannya, hingga tips agar siaran pers Anda tampil profesional dan berdampak.
Apa Itu Siaran Pers?
Siaran pers adalah pernyataan tertulis yang disusun oleh perusahaan, lembaga, atau organisasi yang ditujukan kepada media massa untuk menyampaikan suatu informasi penting, seperti peluncuran produk, perubahan struktur manajemen, program CSR, klarifikasi isu, atau pencapaian perusahaan.
Dokumen ini dirancang dalam format jurnalistik agar bisa langsung digunakan oleh media tanpa banyak penyuntingan. Oleh karena itu, penulisan dan struktur siaran pers harus mengikuti standar profesional yang berlaku.
Tujuan Siaran Pers
1. Menyampaikan Informasi Resmi
Siaran pers menjadi kanal utama untuk menyampaikan informasi resmi dari perusahaan kepada media.
2. Menarik Liputan Media
Dengan format dan konten yang sesuai, siaran pers bisa dimuat langsung oleh media cetak, online, atau siaran radio dan TV.
3. Membangun Citra Positif
Memberikan kesan profesional, transparan, dan kredibel di mata publik dan stakeholder.
4. Mengelola Krisis
Digunakan untuk mengklarifikasi isu atau memberikan tanggapan resmi dari perusahaan terhadap peristiwa tertentu.
Format Siaran Pers Resmi: Elemen dan Struktur
Berikut adalah struktur dan format siaran pers resmi yang direkomendasikan secara internasional:
1. Kop Perusahaan (Letterhead)
Siaran pers resmi sebaiknya dicetak dengan kop surat perusahaan, yang mencantumkan:
- Logo perusahaan
- Nama lengkap perusahaan
- Alamat kantor pusat
- Nomor telepon & email resmi
- Website perusahaan (jika ada)
Ini menunjukkan bahwa siaran pers berasal dari sumber yang sah dan terpercaya.
2. Keterangan “Untuk Segera Diterbitkan” (Optional)
Di bagian atas, dapat ditambahkan keterangan seperti:
- “Untuk Segera Diterbitkan” (jika dapat langsung dirilis ke publik)
- “Embargo hingga [tanggal dan waktu]” (jika informasi tidak boleh dirilis sebelum waktu tertentu)
3. Judul Siaran Pers (Headline)
Judul harus padat, jelas, dan informatif. Gunakan kalimat aktif, hindari kata-kata promosi yang terlalu bombastis.
Contoh:
“PT BioEnergi Indonesia Gandeng Universitas untuk Riset Energi Terbarukan”
4. Subjudul (Opsional)
Subjudul membantu menjelaskan isi berita secara ringkas. Digunakan jika judul dirasa belum cukup menjelaskan konteks.
5. Tanggal dan Tempat
Tuliskan kota dan tanggal rilis siaran pers.
Contoh:
Jakarta, 24 Juni 2025
6. Paragraf Pembuka (Lead)
Paragraf pertama harus menjawab 5W+1H:
- Who: Siapa yang terlibat?
- What: Apa yang terjadi?
- When: Kapan?
- Where: Di mana?
- Why: Mengapa ini penting?
- How: Bagaimana proses atau dampaknya?
Contoh Lead:
PT BioEnergi Indonesia hari ini mengumumkan kerja sama strategis dengan Universitas Gajah Makmur dalam pengembangan teknologi energi surya berbasis biogenik. Kolaborasi ini bertujuan menciptakan solusi energi bersih untuk wilayah pedesaan.
7. Isi Utama (Body Paragraph)
Bagian ini menjelaskan informasi lebih dalam:
- Latar belakang kerja sama atau peristiwa
- Kutipan resmi dari tokoh penting (CEO, mitra, pakar)
- Data statistik, studi kasus, atau perbandingan
- Implikasi terhadap publik, industri, atau target audiens
Contoh Kutipan:
“Kolaborasi ini menjadi tonggak penting dalam transisi energi berkelanjutan di Indonesia,” kata CEO PT BioEnergi, Dr. Suryo Handoko.
8. Informasi Tambahan
Tambahkan fakta tambahan, dukungan teknis, atau rencana lanjutan. Bila relevan, tautkan ke dokumen pendukung seperti laporan riset, hasil survei, atau infografis.
9. Boilerplate (Profil Perusahaan)
Boilerplate adalah paragraf pendek yang menjelaskan profil perusahaan atau organisasi yang merilis siaran pers. Umumnya mencakup:
- Tahun berdiri
- Bidang usaha utama
- Lokasi operasional
- Prestasi atau posisi strategis di industri
Contoh Boilerplate:
PT BioEnergi Indonesia adalah perusahaan nasional yang bergerak di bidang riset dan pengembangan energi terbarukan sejak 2010. Dengan fokus pada inovasi berbasis sains, perusahaan telah mengembangkan lebih dari 15 proyek energi bersih di Asia Tenggara.
10. Kontak Media (Media Contact)
Cantumkan kontak resmi untuk pertanyaan dari jurnalis atau media.
Format kontak:
- Nama PR / Humas
- Jabatan
- Nomor telepon
Contoh:
Maya Adiningsih
Public Relations Manager
media@bioenergi.co.id
+62 812 9876 5432
Panjang Ideal Siaran Pers
Idealnya, siaran pers terdiri dari 400 hingga 600 kata, atau sekitar 1–1,5 halaman A4. Jika terlalu panjang, informasi utama akan kehilangan fokus. Namun, dalam rilis digital (online), panjang bisa diperluas dengan catatan: tetap padat dan mudah dipahami.
Format Teknis
- Gunakan font standar seperti Arial atau Times New Roman, ukuran 11–12 pt.
- Spasi 1,5 atau double spacing jika akan dicetak.
Margin standar 2,54 cm (1 inch) di setiap sisi. - Simpan dalam format PDF atau .docx untuk pengiriman via email.
Tips Tambahan Agar Siaran Pers Anda Efektif
1. Kirim ke Media yang Relevan
Kirim rilis hanya ke redaksi atau jurnalis yang memang fokus pada industri Anda.
2. Gunakan Subjek Email yang Menarik
Saat mengirimkan via email, gunakan subjek yang jelas dan menarik, misalnya:
“Siaran Pers: Kolaborasi PT BioEnergi & Universitas GM”
3. Sisipkan Gambar Resolusi Tinggi
Media menyukai visual. Sertakan foto kegiatan, infografis, atau logo resmi perusahaan.
4. Tulis dengan Gaya Objektif
Hindari promosi. Fokuslah pada fakta dan nilai berita.
5. Sertakan Tautan Pendukung
Tambahkan link ke laporan tahunan, video peluncuran, atau landing page produk jika tersedia.
Contoh Format Siaran Pers Lengkap (Ringkas)
[Logo Kop Perusahaan]
Untuk Segera Diterbitkan
PT BioEnergi Gandeng Universitas Gajah Makmur untuk Riset Energi Surya
Jakarta, 24 Juni 2025 – PT BioEnergi Indonesia menandatangani kerja sama strategis dengan Universitas Gajah Makmur untuk mengembangkan teknologi energi surya berbasis biogenik.
Kerja sama ini bertujuan menyediakan solusi energi bersih bagi daerah terpencil di Indonesia. Penelitian akan dimulai di tiga provinsi pada Juli 2025 dan melibatkan lebih dari 100 mahasiswa dan peneliti.
“Kami percaya riset kolaboratif seperti ini dapat mempercepat adopsi energi hijau,” ujar Dr. Suryo Handoko, CEO PT BioEnergi.
Tentang PT BioEnergi Indonesia
Didirikan pada 2010, PT BioEnergi fokus pada solusi energi terbarukan. Perusahaan telah menjalankan proyek biomassa, tenaga surya, dan mikrohidro di berbagai wilayah Asia Tenggara.
Menyusun siaran pers yang efektif dimulai dari format yang benar. Dengan struktur yang sistematis—mulai dari kop surat, judul, lead, isi berita, hingga boilerplate dan kontak media—informasi Anda akan lebih mudah dipahami, dipercaya, dan dimuat oleh media massa. Ingatlah bahwa siaran pers adalah wajah profesional organisasi Anda. Gunakan kesempatan ini untuk menyampaikan informasi penting dengan jelas, kredibel, dan berdampak. Format yang rapi dan isi yang padat akan meningkatkan peluang liputan media serta memperkuat reputasi institusi Anda di mata publik.
Butuh bantuan menyampaikan informasi resmi perusahaan Anda secara profesional? Jago Marketing siap membantu menyusun dan mendistribusikan media release dan press release yang kredibel, efektif, dan sesuai standar jurnalistik. Tim kami berpengalaman dalam membangun reputasi brand melalui komunikasi publik yang strategis, menjangkau media nasional hingga audiens target secara tepat. Hubungi kami sekarang dan pastikan pesan penting Anda tersampaikan dengan cara yang paling berdampak. Hubungi WA kami +62 813-9088-8231 untuk konsultasi lebih lanjut.
Baca Juga: Review GMB Terpercaya: Kunci Meningkatkan Reputasi